企業の事務部門の中でも重要な役割を担う経理業務ですが、自社の人員だけだと経理業務が回らないということがあります。このときに活用を検討したいサービスが、税理士による「記帳代行」です。
しかしこれまで記帳代行を利用してこなかった方からすると「記帳代行で何をしてくれるの?」「税理士に記帳代行を依頼することにどんなメリットがある?」と疑問も抱くかもしれません。この記事ではこういった疑問が解消できるよう、記帳代行を税理士に依頼することについて言及していきます。
記帳代行とは
会社を運営していると、お金に関する様々な取引が発生します。例えば、商品を売り上げた、文具を購入したなどが会計上の取引にあたります。このように日々発生した取引を帳簿に記入することが「記帳」です。
この記帳業務については、企業の経理部門や総務部門で担うのが一般的です。しかし、経理・総務部門を設置していなかったり、設置していても人員が不足していたり、専門的な知識をもつ担当者がいなかったりするケースもあるでしょう。
そこで利用するのが記帳業務を代行してくれるサービスです。
「記帳代行」と呼ばれ、税理士事務所や会計事務所、記帳代行サービスを事業内容とする一般企業などが依頼先となります。
記帳代行の内容
記帳代行を外部の業者に委託した場合、一般的には取引が発生したとき、もしくは月初・月末に一度というように頻度を決めて、領収書や請求書などの証憑書類を依頼先に渡します。
そして、依頼先の業者がそれを確認しながら記帳作業を行います。証憑書類などの受け渡しを郵送で行う場合もありますが、最近ではクラウド上でデータの受け渡しをする方法もよく使われます。
依頼先は証憑書類を確認しながら会計ソフトに記帳していきます。
帳簿の作成もサービス内容に含まれていることもあります。
この場合は入力した仕訳データをもとに、総勘定元帳や現金出納帳、試算表などの作成も任せることができます。
また留意しておきたいのは、記帳代行というサービス名でも税理士事務所・会計事務所・各企業によって内容が様々であるということです。依頼する際には、具体的にどの業務を任せられるのか、料金やオプションの有無なども契約前にしっかりと確認しておく必要があります。
記帳代行の資格の有無
「記帳代行の業務は会計士や税理士の資格を持つ者でないとできない」と考えられることがよくあります。経理の専門家といえば会計士・税理士ですが、記帳代行に関しては税理士資格・会計士資格を持っていない者でも可能な業務です。
ただし、注意しなければならないのが記帳代行以外の業務も依頼する場合です。
依頼したい業務が税理士の資格を持つ者しか行えない業務(税理士業務)である場合に、税理士資格を持っていない者が依頼を受けると違法になってしまいます。
記帳代行を税理士に依頼するメリット
記帳代行を依頼する場合いくつか依頼先が候補に挙がってきますが、その中でも税理士を選択することにどのようなメリットがあるのか、以下で説明していきます。
手間・負担を削減できる
記帳業務を行うにはまとまった時間が必要になります。
そこで記帳代行サービスを依頼することで、記帳業務にかかる手間や負担を軽減できるというメリットが得られます。
経理部門など経理担当者がいる場合には単純作業である記帳業務を外注することで負担が大きく軽減し、他の業務に時間を充てることができます。財務分析や資料作成など、より高度で複雑な業務を行う時間が確保できることで、生産性の向上や業務の効率化にも繋がるでしょう。
また、個人事業主や小規模な企業で経理担当者がいない場合には、経営者が経理業務を担うケースも少なくありません。このようなケースでは、記帳業務は急ぐ必要のないことを理由に後回しになってしまい、決算前に慌てて膨大な量の記帳をするという事業者も多いです。
しかし記帳業務を外注すれば本業に専念できます。
正確性が高くなる
記帳業務は簿記の知識や消費税の知識など、ある程度の会計知識を要します。
上述のように、経営者が経理業務を担っているケースなどではやはり時間が確保しにくいこともあり記帳作業のミスが発生しやくなります。
経理のプロである税理士なら専門知識が豊富で、法改正についても対応しています。外注することでミスを減らし、正確な記帳が実現しやすくなるでしょう。
さらに、記帳の正確性から税務調査の対象になりにくくなったり、税務調査が入ったときでも指摘事項が少なかったりして、結果的に無駄な時間が必要なくなる可能性が高くなります。
記帳業務以外も任せられる
記帳代行を依頼するのが税理士である場合、記帳業務に加えて決算書作成や税務調査対応など、他の業務を任せることも可能です。
日々の記帳を行っている税理士であれば財務状況や企業全体の成長性・動きも把握しているため、他の業務についてもスムーズに対応してもらえます。効率的・効果的な作業が期待できます。
さらには、節税や資金繰り、融資についてなど様々なアドバイスをもらえることもできるでしょう。信頼できる税理士と繋がっていることで、いざという時に税務について広く相談できるのもメリットです。
コストダウンできる
記帳代行をはじめとした経理業務を外注することで、経理部門の設置や経理担当者の雇用の必要がなくなります。あるいは人員が少なくて済みます。
その結果、雇用する場合に必要な採用コストや研修コスト、残業代なども下げることができ、外注費がかかったとしてもコストダウンになる可能性が高いです。
もちろん、依頼する業者によってサービスにかかる料金は異なるため、複数のサービスを比較して、経理担当者を雇う場合と比べた上で予算に合うサービスを探す必要があります。
以前は記帳の必要性がなかった所得の少ない白色申告者も平成26年の法改正によって記帳が必要になり、現在では全ての事業者に記帳義務が課されています。このことからも、企業・個人事業主を問わず、記帳の必要性が重視されていることがわかります。
記帳代行を検討している企業・個人事業主は、信頼できる税理士を見つけて依頼し、業務効率化を実現させましょう。
